Conditions générales de vente

Article 1 : Prestataire et champ d'application

Les prestations sont fournies par Raphaël Centomo EI, nom commercial Phoneadom, 513 910 083 R.C.S. Bar-le-Duc, dont l'adresse est Logement 16, 1 rue du Grand Bayard, 55100 Verdun, France (ci-après « Phoneadom »).

Les présentes conditions générales de vente (CGV) régissent les relations entre Phoneadom et tout professionnel (cabinet médical, professionnel de santé, avocat, notaire, commissaire de justice, entreprise…) qui lui commande une prestation (ci-après « le Client »). Elles prévalent sur tout autre document du Client, sauf dérogation écrite acceptée par Phoneadom. Le devis accepté et ses éventuelles annexes complètent ces CGV et priment sur elles en cas de contradiction.

Article 2 : Prestations

• Secrétariat téléphonique : réception des appels au nom du Client, prise de rendez-vous, prise de messages, transfert des urgences selon les consignes du Client, en permanence, en débordement ou sur des plages définies.
• Relance de leads : rappel des demandes entrantes du Client, qualification du besoin, relance des propositions et compte rendu.
• Prospection B2B : campagnes d'appels sortants auprès de professionnels, à partir d'un ciblage et d'un argumentaire validés avec le Client, prise de rendez-vous qualifiés et reporting.

Le contenu précis de chaque prestation (plages horaires, consignes, volumes, objectifs, livrables) est fixé dans le devis.

Article 3 : Devis et commande

Toute prestation fait l'objet d'un devis gratuit, établi après un échange avec le Client. Sauf mention contraire, le devis est valable 30 jours. La commande est ferme dès réception par Phoneadom du devis accepté (signé, ou validé par e-mail avec la mention « bon pour accord »), qui emporte acceptation des présentes CGV.

Article 4 : Mise en place

Le Client transmet les informations nécessaires (formule d'accueil, consignes, accès à l'agenda ou au CRM, fichiers, argumentaire). Le délai de mise en place indiqué au devis court à compter de leur réception complète. Pour le secrétariat téléphonique, le Client active lui-même le renvoi de sa ligne vers le numéro communiqué par Phoneadom et reste titulaire de son numéro.

Article 5 : Prix

Les prix sont fixés dans le devis, en euros hors taxes. La TVA est appliquée au taux en vigueur, sauf lorsque Phoneadom relève de la franchise en base de TVA : la facture porte alors la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Secrétariat téléphonique : facturation à l'appel décroché

Seuls les appels décrochés sont facturés, c'est-à-dire les appels effectivement pris en charge par un conseiller. Un appel non décroché, ou abandonné par l'appelant avant la prise en charge, n'est pas facturé. Le nombre d'appels décrochés est établi à partir des relevés de la plateforme téléphonique de Phoneadom, communiqués au Client avec chaque facture.

Relance de leads et prospection B2B

Le prix est fixé au devis, selon les volumes, la durée et les objectifs de la mission.

Article 6 : Facturation et paiement

Sauf disposition contraire du devis, les prestations sont facturées mensuellement, à terme échu. Les factures sont payables à 30 jours à compter de leur date d'émission, par virement. Aucun escompte n'est accordé pour paiement anticipé.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans rappel préalable, des pénalités égales à trois fois le taux d'intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (articles L.441-10 et D.441-5 du Code de commerce). Après une mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours, Phoneadom peut suspendre les prestations jusqu'au complet paiement.

Article 7 : Durée et résiliation

Sauf durée fixée au devis, le contrat de secrétariat téléphonique est conclu pour une durée indéterminée. Chaque partie peut y mettre fin à tout moment, par écrit (e-mail ou courrier), moyennant un préavis d'un mois. Les missions de relance et de prospection prennent fin au terme prévu au devis.

En cas de manquement grave de l'une des parties, non réparé dans les 15 jours suivant une mise en demeure, l'autre partie peut résilier le contrat de plein droit, sans préjudice de tous dommages et intérêts. Les prestations réalisées jusqu'à la date de fin restent dues.

Article 8 : Obligations de Phoneadom

Phoneadom exécute les prestations avec soin, conformément aux consignes écrites du Client et aux usages de la profession. Elle est tenue d'une obligation de moyens. Les délais et taux de décroché annoncés sur le site sont des moyennes constatées et ne constituent pas des engagements de résultat, sauf engagement exprès au devis.

Phoneadom n'apporte aucun conseil médical, juridique ou réglementaire aux correspondants du Client et se limite à appliquer ses consignes, notamment pour l'orientation des urgences.

Article 9 : Obligations du Client

• Fournir des informations et des consignes exactes, complètes et à jour, et signaler tout changement.
• Maintenir l'accès aux outils convenus (agenda, CRM, formulaires) et le renvoi de sa ligne.
• Pour la relance et la prospection : garantir que les fichiers et coordonnées transmis ont été collectés licitement et peuvent être utilisés pour ces appels, notamment au regard du RGPD.
• Respecter les règles propres à sa profession, dont il reste seul responsable.

Article 10 : Confidentialité et secret professionnel

Phoneadom garde strictement confidentielles toutes les informations dont elle a connaissance à l'occasion des prestations, notamment celles couvertes par le secret médical ou le secret professionnel du Client. Chaque personne intervenant pour Phoneadom s'y engage par écrit. Cette obligation demeure pendant 5 ans après la fin du contrat, et sans limite de durée pour les informations couvertes par un secret légal.

Article 11 : Données personnelles

Pour les données des patients, clients ou prospects du Client, Phoneadom agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : elle ne les traite que sur instruction documentée du Client, pour les seuls besoins des prestations, en garantit la confidentialité et la sécurité, et les restitue ou les supprime à la fin du contrat. Un accord de traitement des données précisant ces engagements est conclu avec le devis.

Lorsque la prestation implique des données de santé, les parties conviennent au préalable des mesures adaptées, notamment le recours aux outils du Client ou à un hébergeur certifié pour les données de santé (HDS) lorsque la réglementation l'exige.

Les données concernant le Client lui-même sont traitées conformément à notre politique de confidentialité.

Article 12 : Responsabilité

La responsabilité de Phoneadom ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée. Elle ne répond pas des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, de clientèle ou de chance), ni des conséquences de consignes inexactes ou incomplètes, d'une défaillance des réseaux ou des outils du Client, ou des décisions prises par le Client. Sauf faute lourde ou dolosive, sa responsabilité totale est limitée au montant hors taxes facturé au Client au cours des 12 mois précédant le fait générateur.

Article 13 : Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, notamment une panne générale des réseaux de télécommunication. Si l'empêchement dure plus de 30 jours, chaque partie peut résilier le contrat sans indemnité.

Article 14 : Références

Phoneadom ne cite le nom ou le logo d'un Client comme référence commerciale qu'avec son accord écrit préalable.

Article 15 : Modification des CGV

Phoneadom peut modifier les présentes CGV. Les CGV applicables sont celles en vigueur à la date du devis accepté ; pour un contrat à durée indéterminée, toute modification est notifiée au Client un mois avant son entrée en vigueur, le Client pouvant résilier sans pénalité dans ce délai.

Article 16 : Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont soumises au droit français. En cas de différend, les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut d'accord dans un délai de 30 jours, le litige est porté devant la juridiction compétente. Lorsque le Client a la qualité de commerçant, compétence exclusive est attribuée au tribunal de commerce de Bar-le-Duc.

Une question sur ces conditions ? bonjour@phoneadom.fr